Meeten im Blabla-Meer: So werden Meetings nicht zum Horror!

62 Stück! 62 Meetings besucht ein Großteil aller Angestellten laut einer Studie von „atlassian.com“ pro Monat. Das sind ganze 744 Kollegen-Zusammenkünfte pro Jahr oder mehr als zwei Meetings pro Tag. Kein Wunder, dass bei den meisten der Outlook-Kalender, das Notizbuch oder die Organisations-App vor Meetings bald zu platzen scheint und man vor lauter Meetings den Schreibtisch nicht mehr sieht.

Das wäre auch nicht weiter tragisch, schließlich ist der Austausch unter Kollegen und die abteilungsübergreifende Kommunikation für jedes Unternehmen mehr Wohl als Weh, effizient und für die kreative Zusammenarbeit fruchtbar. Wenn aber das Wörtchen „Wenn“ nicht wäre. In derselben Studie gaben die Befragten nämlich an, dass man sich die Hälfte der Meetings getrost hätte schenken können, da sie als schlichtweg unnötig erachtet werden. Jedem Arbeitnehmer gehen damit pro Monat bis zu 31 Stunden wertvoller Arbeitszeit verloren, die er in überlangen Zusammentreffen, unstrukturierten Gesprächen oder sinnlosen Terminen verbringt. Das sind pro Angestelltem immerhin knapp eine Arbeitswoche, die er/sie mit produktiveren Dingen verbringen hätte können. Autsch!

Meeting-Flut in deutschen Unternehmen

Diese Unmenge an Meetings führt am Ende dazu, dass Arbeitnehmer weniger leisten können und Unternehmen damit bares Geld durch die Hände geht. Denn jede Minute, die ein Angestellter in einem unnötigen Meeting verbringt, hätten dazu verwendet werden können, um für den Arbeitgeber Geld zu verdienen. Kein Wunder verpuffen beispielsweise bei amerikanischen Unternehmen umgerechnet 33 Milliarden Euro an Lohnkosten durch unnötige Meetings. Stattdessen wird in den Meetingräumen der Welt nämlich lieber in den Tag hineingeträumt (91 Prozent), geschlafen (39 Prozent), komplett andere Arbeit gemacht (73 Prozent) oder sich darüber beschwert, wie unnötige Meetings doch eigentlich sind (47 Prozent). Ganz schön harte Zahlen, die ein weit verbreitetes Firmen-Problem ganz offen zutage treten lassen: In deutschen Unternehmen wird zu oft, zu unkoordiniert und zu lange gemeetet. Ein Wert, der laut der Unternehmensberatung „Bain & Company“ seit 2008 kontinuierlich steigt.

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Tipps gegen den Meeting-Wahnsinn

Doch keine Panik, mit ein paar einfachen Tipps werden Besprechungen wieder zu dem, wozu sie eigentlich gedacht sind: Schnell, effektiv und ein wertvoller Kollegen-Austausch. Wir präsentieren Ihnen die besten Ratschläge für eine angenehme und nachhaltige Meeting-Kultur.

Meetings bündeln – Workflow erhalten

Jede Besprechung reißt ein Loch in konzentriertes Arbeiten und unterbricht so den Work-Flow. Verteilt man die einzelnen Termine also wie für gewöhnlich schön über den ganzen Tag, kann so etwas wie länger anhaltendes und produktives Arbeiten bei den meisten nur schwer entstehen. Ein einfacher Tipp, um trotz hoher Anzahl von Kollegen-Treffen die Arbeitsmoral hoch zu halten, besteht daran diverse Besprechungen in einem bestimmten Zeitintervall zu bündeln. Dadurch werden die einzelnen Meetings an sich nicht nur kürzer, sondern meist auch produktiver.

Pünktlichkeit als erstes Gebot

Dass man pünktlich zu einem Termin erscheint, ist den meisten eigentlich klar. Nichtsdestotrotz gibt es bei jedem Termin immer mindestens ein bis zwei Teilnehmer, die zu spät kommen und die Konferenz damit schon von Anfang an unruhig machen und aus dem Tritt bringen. Laut Beratungsunternehmen „Bain & Company“ verliert ein Unternehmen bei einer Verspätung von schon fünf Minuten etwa acht Prozent der Kosten, die insgesamt für das anberaumte Meeting anfallen. Straft man verspätete Kollegen also konsequent ab oder verschließt nach dem Start sogar die Türen zum Konferenzraum, setzt man ein klares Zeichen für organisierte Meetings und strikte zeitliche Abläufe. Pünktlichkeit gilt allerdings nicht nur für den Beginn eines Termins, sondern ebenso für das Ende. Weiß man, dass eine Konferenz zu einem bestimmt Zeitpunkt enden muss, wird man mit hoher Wahrscheinlichkeit bemüht sein, das Meeting pünktlich zu beenden.

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Klare Agenda festlegen

Häufiges Problem in Besprechungen: Schnell wird über den nächsten Urlaub, das Wetter oder weiteres nicht relevantes Thema gesprochen – Arbeitsthemen Fehlanzeige! Eine Agenda kann dann helfen die Kollegen thematisch bei der Stange zu halten, das Ziel der Zusammenkunft klar zu definieren und all zu langwierige und unnötige Abschweifungen zu verhindern. Zudem bietet eine Agenda den klaren Vorteil zu erkennen, ob eine Besprechung wirklich notwendig ist. Wenn man sich nämlich dann trifft, nur weil der Termin sowieso jede Woche stattfindet, man sich aber eigentlich nichts Wichtiges zu sagen hat, kann man den Termin genauso gut ausfallen lassen. Laut einer Studie der Managementberatung „Bain & Company“ trifft das tatsächlich auf einen Großteil der Besprechungen zu. Bleibt die Agenda also leer oder so gut wie leer, kann ein Großteil dieser Zusammenkünfte sicherlich verschoben werden. Passiert dies häufiger, ist es natürlich sinnvoll darüber nachzudenken, ob man den Rhythmus für einen bestimmten Termin verändern sollte.

Vorbereitung als das A und O

Eng verknüpft mit dem Aufstellen einer Agenda ist die richtige Vorbereitung auf das Meeting. Viele Angestellte taumeln tatsächlich mehr oder minder unvorbereitet in die einzelnen Besprechungen. Hat sich in einer Runde niemand Gedanken gemacht, kann nur schwer eine kreative und produktive Arbeitsatmosphäre entstehen, wenn am Ende niemand eigentlich genau weiß, worum es geht und warum man gerade eigentlich genau in diesem Meeting sitzt. Zu einer guten Vorbereitung gehört übrigens auch eine genauso gründliche Nachbereitung. Protokolliert man die wichtigsten Ergebnisse einer Besprechung und verschickt diese danach zeitnah an die Teilnehmer, werden alle beim nächsten Termin besser informiert sein und nach dem Meeting auch zu 100 Prozent wissen, was genau sie zu tun haben. Zudem findet man schnell einen Einstieg, sollte man einen Termin verpasst haben.

Abbrechen, wenn es nötig ist

Doch auch die beste Agenda und die tiefgründigste Vorbereitung können manchmal dazu führen, dass man in einem Meeting einfach nicht vorankommen will, keiner einen kreativen Geistesblitz hat und drückende Demotivation herrscht. Es gilt derartige Situationen zu erkennen und dann die Notbremse zu ziehen, bevor weitere wertvolle Zeit verschwendet wird und man sowieso auf keinen grünen Zweig mehr kommt. Egal, ob man jetzt noch zwei Minuten oder zwei Stunden im Konferenzraum sitzt.

Stühle weg!

In vielen Unternehmen geht man in den Besprechungsräumen einen radikalen und recht puristischen Weg, indem man ganz einfach die Sitzgelegenheiten aus den Räumen entfernt. Wer im Meeting stehen muss, ist laut Studien kreativer, hört aufmerksamer zu und bringt sich eher in die Runde ein. Zudem sind Standup-Meetings im Schnitt deutlich kürzer als Sitzkonferenzen. Wer hat schon Lust lange in der Gegend herumzustehen, wenn der bequeme Schreibtischstuhl wartet?

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Teilnehmer zusammenstreichen

Vor jeder Besprechung kann man mit einer einfachen Überlegung viel Zeit und Um-den-heißen-Brei-herumreden sparen. Fragt man sich bei jedem Konferenzteilnehmer im Vorfeld, ob und was er Konstruktives in einem Termin beitragen kann, lassen sich gelangweilte Störenfriede oder Personen, die mit Unverständnis das Meeting bremsen, schnell aussortieren. Das spart Zeit, Kosten, Nerven und unnötiges Geschwafel.

Die Gesprächsatmosphäre macht’s

Nichts ist schlimmer, als wenn fünfzehn Leute in einem Raum wild durcheinanderreden, man ständig unterbrochen wird oder am Ende gar nicht zu Wort kommt. Gerade für den Meeting-Leiter ist es deshalb wichtig für eine vernünftige Gesprächsatmosphäre zu sorgen, die jeden zu Wort kommen lässt und die für geordnete Verhältnisse sorgt. Dominierende Teilnehmer müssen in gewissem Rahmen ausgebremst werden, verschiedene Meinungen zugelassen werden und stille Zeitgenossen aufgefordert werden sich verstärkt in die Diskussion einzubringen. Ein Frontalbeitrag des Abteilungsleiters oder Chefs sollte in diesem Zug unbedingt vermieden werden.

Powerpoint ist Gift

So hart es klingt, Powerpoint ist in den meisten Meetings pures Gift und verleitet zum teilnahmslosen Anstarren von Folien an der Wand. Powerpoint-Präsentationen bremsen die Diskussion, ersticken Kreativität im Kern und führen dazu, dass einer viel spricht und der Rest vor sich hindämmert, ohne wirklich etwas mit aus dem Termin zu nehmen. Stattdessen sollte man auf großartige Visualisierungen verzichten. Möchte man im Termin viele Informationen präsentieren, verschickt man diese besser vorab per Mail und konzentriert sich im Meeting um die Diskussion und Weiterentwicklung dieses Inputs.

Elektrogeräte raus aus dem Konferenzraum

Doch nicht nur Powerpointpräsentationen sollten aus den Konferenzräumen verbannt werden, sondern auch sämtliche elektronische Geräte wie Tablets, Smartphones und Laptops, wenn sie nicht unbedingt für den Termin benötigt werden. Nichts lenkt so sehr vom Meeting-Inhalt ab wie ein elektronisches Gerät, fand eine Studie von Fuze heraus. 92 Prozent aller Teilnehmer sind demnach mit Multitasking über ihre elektronischen Geräte während einer Besprechung beschäftigt. Ein vernichtender Wert, der sich leicht senken lässt, indem man wieder auf das gute, alte Papier zurückgreift.

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